函館市の個人情報保護制度

2018年4月17日

 

   個人情報保護制度
 
   個人情報保護制度は,市の業務上大量の個人情報が取り扱われている中プライバシー侵害の不安感を解消し,市民の信頼を確保するため,函館市個人情報保護条例に基づき行われております。この制度では,個人情報の収集や市の内部における利用について制限を設け,自らを規制するとともに,市民の権利利益を保護するため,自己に関する個人情報の開示,訂正,削除または中止を請求する権利を保障しています。
   
   ■ 市における個人情報の取扱い
 

 函館市個人情報保護条例では個人情報の収集の規制や市の内部における利用の制限を設けるなど,個人情報の適正な取扱の確保を義務づけております。

 また,個人情報保護制度の適正かつ円滑な運営を図るため,市民のコントロール機能を果たすための第三者機関として,個人情報保護運営審議会(委員7人)を設置しております。

 

 

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 個人情報の収集等の届出

 継続かつ定型化して行う個人情報の収集等を新たに開始しようとするときは,市の機関に,あらかじめ,個人情報の収集等の届出書の提出を義務づけており,当該届出書については,情報公開コーナーにて市民の閲覧に供しております。 

 収集の制限

 個人情報を収集するときは,個人情報の名称,収集の目的等を明らかにして,直接本人から収集しなければなりません。

 利用および提供の制限

 個人情報の収集目的の範囲を超えた市の内部における利用および市以外のものへの提供は,原則としてできません。

 

 また,特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報)については,原則として収集した目的の範囲を超えて利用することはできないほか,「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」において,この法律に違反した収集,保管,提供などが禁止されております。 

 結合の禁止

 電子計算機により個人情報を処理するに当たっては,法令に特別の定めがある場合などを除き,市以外の電子計算機と通信回線によって結合することはできません。

 適正な維持管理

 個人情報は,その利用目的に則し,正確かつ最新のものとします。また,漏えい,改ざん,滅失,き損その他の事故を防止し,不要となった個人情報については,速やかに廃棄または消去しなければなりません。

 

 

■ 自己情報の開示等請求の手続きと流れ

 

 函館市個人情報保護条例では,市民の権利利益を保護するため,市が保有する自己に関する個人情報の開示,訂正,削除または中止を請求する権利を保障しております。ここでは,開示請求の主な流れについてご説明いたします。

 

○ 開示の請求から開示までの流れ

 

    自己情報の開示等請求書を提出               

 

                 

 

    請求に対する決定についての通知書を受領

    ※通知書は,請求書を提出された日の翌日から起算して原則14日以内に発送します。             

    ※任意代理人からの請求の場合は,本人に送付します。

 

                          

 

情報公開コーナーに通知書を持参    郵送による写しの交付を希望した場合,写しの交付   

して来庁                   および郵送に要する費用を情報公開コーナーに送付    

 

                           

 

開示の実施              開示の実施                                                                    

閲覧,視聴                                       郵送により写しを受領                          

写しの交付を希望した場合は費用     ※請求者の本人確認書類等によって確認した宛先に         

を支払い写しを受領            送付します。                                                     

 自己情報の開示等請求書に氏名,住所,請求に係る自己情報が記載されている公文書を特定するために必要な事項等を記入し,情報公開コーナーに提出していただきますが,誤って本人以外の者に開示を行うことのないよう,本人確認を厳格に行う必要があり,本人確認書類等の提示または提出をしていただくことになっています。

 

 詳しくは,こちらをご覧ください。→ 自己情報の開示,訂正,削除および中止の請求ならびに開示の実施の際の本人確認書類等(144KB) 

 

※「住民票の写し」とは,市町村が発行した公文書を指します。その複写物による提出は認められません。 

 

※御不明の点は,情報公開コーナー(電話番号 0138-21-3649)までお問い合わせください。

 

 なお,本人が病気入院中,歩行困難等により,自身による請求書の提出が困難な場合や請求する情報が特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報)である場合については,代理人による請求も可能です。 

 

 また,戸井支所,恵山支所,椴法華支所および南茅部支所の各地域振興課でも同様に請求することができます。 

 請求書の提出は,請求者が情報公開コーナーに持参するか,または送付(郵便・信書便)してください。

 なお,ファクシミリや電子メールによる請求は受け付けていません。 

 

 「特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報)」の開示請求と「特定個人情報以外の個人情報」の開示請求とでは,請求書の様式が異なります。 

 

 ※自己情報の開示等請求書(特定個人情報以外の個人情報用)のダウンロードは,こちらからできます。→ワード版(35KB)

 

 ※自己情報の開示等請求書(特定個人情報用)のダウンロードは,こちらからできます。→ワード版(33KB) 

 請求書が提出されますと,提出された日の翌日から起算して14日以内(請求書の形式上の不備により補正を求められ,それに要した日数を除く。)に対象となった個人情報を開示するかどうかを決定し,その結果を文書でお知らせします。

 なお,請求内容が大量であることなどにより,この期間内に決定することができないときは,決定期間を延長することがあります。この場合は,延長した期間を文書でお知らせします。

 開示の日時・場所については,事前に日程を調整させていただいたうえで,情報公開コーナーにて行います(開示に伴う費用については下表を参照)。

 また,請求者の希望により,戸井支所,恵山支所,椴法華支所および南茅部支所でも開示を行います。

 

 なお,郵送での写しの交付の方法による開示の場合は,下表の交付に要する費用(現金)と郵送に要する費用(郵便切手)は負担していただきます。情報公開コーナーに費用を送付していただいてから,写しを郵送いたします。 

 

  ・開示の実施に伴う費用について(自己情報の閲覧および視聴に係る手数料は,無料です。)

 

交付する媒体の種別

規格

交付に要する費用の額

(1枚(巻)当たり)

用紙

白黒 A3版以下の用紙 10円

用紙 

カラー A3版以下の用紙 60円
録音カセットテープ 120分のもの 190円
ビデオカセットテープ 120分のもの 130円

CD-R

直径120mmのもの(700MB)

40円


 

○ 開示されない情報について

 

自己情報は,開示されるのが原則ですが,次のいずれかに該当する情報については,開示できません。

 法令または条例の規定により開示することができないもの

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 個人の評価,診断,判定,指導,相談,選考等に関する情報であって,本人に開示しないことが正当と認められるもの

 3

 開示することにより,市,国または他の地方公共団体の公正または適正な行政執行を妨げるおそれがあるもの

 4

 その他市の機関が個人情報保護運営審議会の意見を聴いて公益上開示しないことが必要であると認めたもの

 

 

 

 

 ■ 決定に不服がある場合
 

 非開示理由に納得がいかない場合は,決定があったことを知った日の翌日から3か月以内に,行政不服審査法に基づいて,不服申立てができます。

 市では,個人情報保護条例に基づき,弁護士,大学教授など5人の委員で構成される函館市個人情報保護審査会を設置しており,不服申立てがあった場合,この審査会で非開示としたことが妥当か否かの判断をおこないます。市では,その判断を尊重して,不服申立てに対する決定を行います。

 

 

   ※ 行政手続法および行政手続条例に基づく審査基準等
   ・申請に対する処分に係る審査基準・標準処理期間(68KB)
   ・不利益処分に係る処分基準(7KB)
 

 

 

 

 

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総務部 文書法制課
電話:0138-21-3649